Privacy Policy

Informacja o ochronie prywatności zaktualizowana w październiku 2023 r.

Square One Holdings Limited i jej spółki zależne („My”, „Nas”, „Square One”) zobowiązane są do ochrony i poszanowania prywatności użytkowników.
Wszelkie wzmianki o „Square One” oznaczają nasze spółki zależne (wyszczególnione poniżej), naszą ostateczną spółkę holdingową i jej spółki zależne, nasze spółki stowarzyszone zgodnie z definicją w sekcji 1159 brytyjskiej ustawy o spółkach z 2006 r. (nasza Grupa).

Square One Resources Limited; oraz
Square One Resources Sp. z o.o.

Niniejszy dokument określa podstawę przetwarzania przez nas wszelkich danych osobowych, które zbieramy od użytkownika lub które użytkownik nam przekazuje.

Przepisy dotyczące ochrony danych
W zakresie, w jakim zastosowanie ma brytyjskie RODO, prawo Zjednoczonego Królestwa lub części Zjednoczonego Królestwa, które odnosi się do ochrony danych osobowych, posiada znaczenie nadane mu w sekcji 3(10) (uzupełnionej sekcją 205(4)) ustawy o ochronie danych z 2018 roku.
W zakresie, w jakim zastosowanie ma RODO UE, prawo Unii Europejskiej lub dowolnego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, któremu podlega strona, które odnosi się do ochrony danych osobowych, posiada znaczenie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ((UE) 2016/679). Rozporządzenie ma na celu harmonizację przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w państwach członkowskich UE, zwiększając prawa do prywatności osób fizycznych i zapewniając ścisłe ramy, w których organizacje komercyjne mogą legalnie działać.

Prosimy o uważne zapoznanie się z poniższymi informacjami, aby zrozumieć nasze poglądy i praktyki dotyczące danych osobowych użytkowników oraz sposób, w jaki będziemy je traktować. 

Dla celów obowiązujących przepisów o ochronie danych, administratorami danych są następujące spółki wymienione poniżej:

Square One Holdings Limited / Square One Resources Limited z siedzibą pod adresem 120 Moorgate, London EC2M 6UR, Wielka Brytania; oraz
Square One Resources Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Puławska 2, 02-566 Warszawa, Polska

Kim jesteśmy i co robimy
Jesteśmy agencją rekrutacyjną i firmą rekrutacyjną, w Wielkiej Brytanii jest to określone w dokumencie prawnym zatytułowanym Przepisy o zjednoczonych agencjach zatrudnienia i firmach rekrutacyjnych z 2003 r. (United Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003) (gdzie opisano  przedmiot naszej działalności).  W Polsce podlegamy Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. 
Gromadzimy dane osobowe następujących rodzajów osób, aby umożliwić nam prowadzenie działalności;
  • Potencjalni i przyporządkowani kandydaci na stanowiska stałe lub tymczasowe;
  • Kontakty z potencjalnymi i bieżącymi klientami;
  • Kontakty z dostawcami w celu wsparcia naszych usług;
  • Pracownicy, konsultanci, pracownicy tymczasowi.

Zasady prywatności danych 
Poniższe podstawowe zasady prywatności danych stanowią podstawę niniejszej polityki:

Zgodność z prawem, uczciwość i przejrzystość
Square One będzie przetwarzać dane osobowe w sposób uczciwy i zgodnie z niniejszą polityką i obowiązującymi przepisami prawa.

Dokładność danych 
Square One podejmie wszelkie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że dane osobowe są dokładne i kompletne oraz niezwłocznie poprawi lub usunie wszelkie nieprawidłowe dane osobowe.

Ograniczenie celu 
Square One zapewni, że gromadzone dane osobowe są przeznaczone do określonych, wyraźnych i uzasadnionych celów i tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tych celów.

Przechowywanie danych
Square One będzie przechowywać dane osobowe tylko tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane lub do przestrzegania obowiązującego prawa / do celów podatkowych / do celów rządowych lub wymogów regulacyjnych.

Bezpieczeństwo danych
Wszystkie zebrane dane osobowe będą przetwarzane w bezpieczny sposób.

Informacje, które możemy gromadzić 
Są to informacje o użytkowniku, które użytkownik przekazuje nam, wypełniając formularze na naszej stronie internetowej lub kontaktując się z nami telefonicznie, pocztą elektroniczną lub w inny sposób. Obejmuje to informacje, które użytkownik podaje, aby wejść do naszej bazy danych, subskrybować nasze usługi, uczestniczyć w naszych wydarzeniach lub innych funkcjach mediów społecznościowych na naszej stronie, wziąć udział w konkursie, promocji lub ankiecie, a także gdy zgłasza problem z naszą witryną lub usługami. 
Informacje przekazywane nam lub gromadzone przez nas na temat użytkownika mogą obejmować imię i nazwisko, adres, prywatny i firmowy adres e-mail oraz numer telefonu, informacje finansowe, dokumentację zgodności i referencje weryfikujące kwalifikacje i doświadczenie oraz prawo do pracy w odpowiednim kraju świadczenia usług, życiorys i zdjęcie, linki do profili zawodowych dostępnych w domenie publicznej, w tym między innymi LinkedIn, Twitter, Facebook lub witrynie korporacyjnej.

Informacje, które uzyskujemy z innych źródeł 
Są to informacje, które uzyskujemy o użytkowniku z innych źródeł, takich jak LinkedIn, witryny korporacyjnej, witryny z ofertami pracy (internetowe bazy danych CV i aplikacje z ogłoszeniami o pracę), osobiste rekomendacje i wszelkie inne publicznie dostępne witryny lub platformy.  
Ściśle współpracujemy ze stronami trzecimi, w tym z partnerami biznesowymi, podwykonawcami w zakresie usług technicznych, profesjonalnych, płatniczych i innych, sieciami reklamowymi, dostawcami usług analitycznych, dostawcami informacji wyszukiwania, biurami informacji kredytowej, profesjonalnymi doradcami. Możemy otrzymywać od nich informacje o użytkowniku na potrzeby naszych usług rekrutacyjnych. 

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Wykorzystujemy informacje przechowywane na temat użytkownika w następujący sposób:
Podstawową usługą, którą oferujemy naszym kandydatom i klientom, jest przedstawianie kandydatów naszym klientom w celu tymczasowego lub stałego zatrudnienia.  Nasze usługi obejmują jednak również wspieranie osób w trakcie ich kariery zawodowej oraz wspieranie potrzeb i strategii firm w zakresie pozyskiwania pracowników.
W celu wykonywania naszych zobowiązań wynikających z umów, które zamierzamy zawrzeć lub zawarliśmy między użytkownikiem a nami, oraz w celu dostarczania użytkownikowi informacji, produktów i usług, o które użytkownik prosi lub które naszym zdaniem będą dla niego interesujące, ponieważ są istotne dla jego kariery lub organizacji.
Dostarczanie użytkownikowi informacji o innych oferowanych przez nas towarach i usługach, które są podobne do tych, które użytkownik już nabył, otrzymał lub o które zapytał.  
Podstawą prawną przetwarzania przez nas danych osobowych są nasze uzasadnione interesy, opisane bardziej szczegółowo poniżej, chociaż będziemy również polegać na zobowiązaniach umownych, którym podlega użytkownik, zobowiązaniach prawnych i zgodzie na określone wykorzystanie danych.
Będziemy polegać na zobowiązaniach umownych, jeśli negocjujemy lub zawarliśmy umowę o staż z użytkownikiem lub jego organizacją lub jakąkolwiek inną umowę o świadczenie usług na rzecz użytkownika lub otrzymywanie usług od użytkownika lub jego organizacji.
W niektórych przypadkach będziemy polegać na obowiązku prawnym, gdy prawo lub przepisy wymagają od nas przetwarzania danych użytkownika.

Nasze uzasadnione interesy
Nasze uzasadnione interesy w gromadzeniu i przechowywaniu danych osobowych użytkownika opisano poniżej:
Jako firma rekrutacyjna i agencja rekrutacyjna przedstawiamy klientom kandydatów do stałego zatrudnienia, staży pracowników tymczasowych lub niezależnych kontraktów zawodowych. Wymiana danych osobowych naszych kandydatów i danych kontaktowych naszych klientów stanowi fundamentalną część tego procesu. 
Aby wspierać aspiracje zawodowe naszych kandydatów i potrzeby naszych klientów w zakresie rekrutacji, potrzebujemy bazy danych osobowych kandydatów i klientów. Baza danych będzie zawierać informacje historyczne, a także bieżące wymagania dotyczące zasobów. 
Aby utrzymać, rozszerzać i rozwijać naszą działalność, musimy rejestrować dane osobowe potencjalnych kandydatów i klientów. 
Współpraca z organami ścigania/sądami, zarządzanie sporami/roszczeniami prawnymi. Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Square One, które obejmują ochronę aktywów spółki i ochronę jej interesów prawnych. 

Zgoda
Jeśli będziemy chcieli lub musieli uzyskać zgodę na respektujące prawo przetwarzanie danych użytkownika, poprosimy go o zgodę ustnie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem procesu online w odniesieniu do konkretnego działania, na które wymagamy zgody, i zarejestrujemy jego odpowiedź w naszym systemie. W przypadku, gdy zgoda odpowiada podstawie prawnej przetwarzania przez nas danych, użytkownik ma prawo do wycofania swojej zgody na to konkretne przetwarzanie w dowolnym momencie.

Czy musisz podawać nam swoje dane osobowe?
Użytkownik może odmówić przekazania nam swoich danych osobowych i wrażliwych danych osobowych. Ponadto użytkownik ma prawo zażądać od nas usunięcia, zmiany lub zaprzestania przetwarzania jego danych, które już otrzymaliśmy lub zgromadziliśmy. Jeśli użytkownik nie przekaże nam swoich danych osobowych lub wrażliwych danych osobowych lub jeśli zażąda ograniczenia ich przetwarzania, możemy nie być w stanie świadczyć mu usług, o które prosił i które zostały określone w niniejszych zasadach.

Adresy IP i pliki cookie
Square One lub dostawca strony internetowej firmy może zbierać informacje o komputerze użytkownika, w tym, jeśli jest to możliwe, adres IP, system operacyjny i typ przeglądarki do celów administrowania systemem. Są to dane dotyczące działań i wzorców przeglądania naszych użytkowników i nie identyfikują żadnej osoby.

Z tego samego powodu możemy uzyskiwać informacje o korzystaniu przez użytkownika z naszej witryny internetowej za pomocą pliku cookie, który jest przechowywany na dysku twardym komputera użytkownika. Pliki cookie zawierają informacje przesyłane na dysk twardy komputera użytkownika. Pomagają nam ulepszać naszą witrynę i dostarczać lepsze i bardziej spersonalizowane usługi oraz analizy naszego ruchu. Umożliwiają nam:
  • oszacowanie liczby odbiorców i wzorca użytkowania;
  • przechowywanie informacji o preferencjach użytkownika i umożliwienie nam dostosowania naszej witryny do jego indywidualnych zainteresowań;
  • przyspieszenie wyszukiwania;
  • rozpoznanie użytkownika po powrocie na naszą stronę.

Te pliki cookie pozwalają nam odróżnić daną osobę od innych użytkowników naszej witryny internetowej, co pomaga nam zapewnić dobre wrażenia podczas przeglądania naszej witryny oraz ulepszać naszą witrynę. Pliki cookie, których używamy, to „analityczne” pliki cookie. Pozwalają nam one rozpoznać i policzyć liczbę odwiedzających oraz zobaczyć, w jaki sposób użytkownicy poruszają się po witrynie, gdy z niej korzystają. Nie udostępniamy informacji gromadzonych przez pliki cookie stronom trzecim.
Poniżej znajduje się lista plików cookie używanych przez naszą witrynę:
  • Google Analytics - służy do śledzenia i monitorowania zachowania użytkowników na stronie internetowej w celu zrozumienia doświadczenia użytkownika i sposobu interakcji użytkowników ze stroną internetową.
  • Menedżer tagów Google - kontener używany do przechowywania wszystkich dodatkowych skryptów śledzących dodanych do witryny w celu zrozumienia zachowań użytkowników i pomocy w szybkości działania strony.
  • Plik cookie do zapamiętywania paginacji podczas odwiedzania stron z ofertami pracy/blogami - zapamiętuje paginację użytkownika podczas odwiedzania stron z ofertami pracy lub blogami, dzięki czemu miejsce i wyszukiwane hasła są zachowywane.

Użytkownik może odmówić akceptacji plików cookie, aktywując ustawienie w przeglądarce, które pozwala odmówić ustawienia plików cookie. Jeśli jednak użytkownik wybierze to ustawienie, może nie być w stanie uzyskać dostępu do niektórych części naszej witryny.

Ujawnianie informacji użytkownika na terenie Wielkiej Brytanii i EOG oraz poza nimi
Będziemy udostępniać dane osobowe:
 
  • Każdemu członkowi naszej grupy zarówno w Wielkiej Brytanii, EOG, jak i poza EOG.

Wybranym stronom trzecim, w tym:
 
  • Klientom w celu przedstawienia im kandydatów;
  • Kandydatom w celu zorganizowania rozmów kwalifikacyjnych i zatrudnienia;
  • Klientom, partnerom biznesowym, dostawcom i podwykonawcom w celu wykonania i zapewnienia zgodności z wszelkimi umowami zawartymi przez nas z nimi lub z użytkownikiem;
  • Podwykonawcom, w tym dostawcom usług w zakresie umów, zgodności z przepisami i usług finansowych 
  • Agencjom informacji kredytowej, naszemu agentowi ubezpieczeniowemu, partnerom ds. zgodności i innym podwykonawcom w celu oceny przydatności użytkownika do danego stanowiska pracy, gdy jest to warunkiem zawarcia przez nas umowy z użytkownikiem.

Będziemy ujawniać dane osobowe użytkownika stronom trzecim:
 
  • W przypadku, gdy sprzedajemy lub kupujemy jakąkolwiek firmę lub aktywa, w takim przypadku ujawnimy dane osobowe użytkownika potencjalnemu sprzedawcy lub nabywcy takiej firmy lub aktywów.
  • Jeśli Square One w znacznym stopniu przeniesie wszystkie swoje aktywa lub zostanie przejęta przez osobę trzecią, w takim przypadku przechowywane dane osobowe będą jednym z przeniesionych aktywów.
  • Jeśli jesteśmy zobowiązani do ujawnienia lub udostępnienia danych osobowych użytkownika w celu wypełnienia jakiegokolwiek zobowiązania prawnego lub w celu wyegzekwowania lub zastosowania naszych warunków i innych umów; lub w celu ochrony praw, własności lub bezpieczeństwa Square One, naszych klientów lub innych osób. Obejmuje to wymianę informacji z innymi spółkami i organizacjami w celu ochrony przed oszustwami i zmniejszenia ryzyka kredytowego. W przypadku, gdy potencjalni pracodawcy wymagają od nas pomocy w przeprowadzeniu przeszukania rejestru karnego lub kontroli policyjnej, użytkownik zgadza się, że mamy prawo do wykorzystania jego danych w tym celu.
  • Ze względu na przepisy prawne wymagające przekazania danych do określonej instytucji publicznej (policja, sąd, prokuratura itp.).
  • Ze względu na wewnętrzne potrzeby Square One dotyczące pozyskania konkretnej usługi wspierającej realizację celów biznesowych (podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego, legalizacji pobytu cudzoziemców, rezerwacji miejsc hotelowych, wysyłki masowych mailingów itp.)

Udostępnimy dane użytkownika potencjalnym pracodawcom, którzy powiadomili nas o wakatach, na które użytkownik może się kwalifikować, ale wyłącznie za jego wyraźną zgodą. Użytkownik jest odpowiedzialny za powiadomienie nas o pracodawcach, którym nie chce przekazywać swoich danych.

Podstawa prawna przetwarzania danych przez stronę trzecią będzie obejmować:
 
  • Uzasadnione interesy strony trzeciej w przetwarzaniu danych osobowych użytkownika, w większości przypadków w celu zaspokojenia jej wewnętrznych potrzeb w zakresie zasobów;
  • Wypełnienie zobowiązań umownych strony trzeciej wobec Nas jako podmiotu przetwarzającego nasze dane;
  • Na potrzeby obowiązującej lub rozważanej umowy;
  • W celu wypełnienia zobowiązań prawnych strony trzeciej.

Gdzie przechowujemy i przetwarzamy dane osobowe użytkownika
Dane, które zbieramy od użytkownika, mogą być przekazywane i przechowywane w miejscu docelowym poza Wielką Brytanią lub Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Mogą być przekazywane stronom trzecim spoza Wielkiej Brytanii lub EOG w celu świadczenia przez nas usług rekrutacyjnych. Mogą być również przetwarzane przez pracowników działających poza Wielką Brytanią lub EOG, którzy pracują dla nas lub dla jednego z naszych dostawców. Obejmuje to personel zaangażowany między innymi w nasze usługi rekrutacyjne i świadczenie usług wsparcia. Przesyłając swoje dane osobowe, użytkownik wyraża zgodę na takie przetwarzanie. Podejmiemy wszelkie niezbędne kroki, aby zapewnić, że dane użytkownika są traktowane w sposób bezpieczny i zgodny z niniejszą informacją o ochronie prywatności.

Wszystkie przekazywane nam informacje są przechowywane na naszych bezpiecznych serwerach. Jeśli udostępniliśmy użytkownikowi (lub użytkownik sam wybrał) hasło umożliwiające dostęp do określonych części naszej witryny, użytkownik jest odpowiedzialny za zachowanie poufności tego hasła. Prosimy o nieudostępnianie nikomu hasła.

Niestety, przesyłanie informacji przez Internet nie jest całkowicie bezpieczne. Tak więc, chociaż dołożymy wszelkich starań, aby chronić dane osobowe użytkownika, nie możemy zapewnić bezpieczeństwa danych przesyłanych do naszej witryny. Każda transmisja odbywa się na własne ryzyko użytkownika. Po otrzymaniu informacji o użytkowniku zastosujemy rygorystyczne procedury i zabezpieczenia, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.

Jak długo będziemy przechowywać dane

Przechowywanie danych użytkownika
Rozumiemy nasz prawny obowiązek przechowywania dokładnych danych i przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to potrzebne do realizacji naszych uzasadnionych interesów oraz tak długo jak użytkownik wyraża na to zgodę.

Podejmujemy następujące działania, aby upewnić się, że przechowywane przez nas dane użytkownika są dokładne:
 
  • Przed wprowadzeniem danych użytkownika sprawdzamy, czy posiadamy dokładne informacje na jego temat;
  • Staramy się pozostawać w kontakcie z użytkownikiem, aby mógł on informować nas o zmianach swoich danych osobowych;
  • Możemy zarchiwizować część lub całość danych osobowych użytkownika, zachować je wyłącznie w naszych systemach finansowych lub usunąć całość lub część danych z naszego głównego systemu Customer Relationship Manager (CRM);
  • Możemy pseudonimizować części danych użytkownika, w szczególności w odpowiedzi na wniosek o ograniczenie lub usunięcie danych, aby zapewnić, że nie wprowadzimy ponownie danych osobowych do naszej bazy danych, chyba że zostaniemy o to poproszeni. Dla informacji użytkownika, dane pseudonimizowane są tworzone poprzez pobranie pól identyfikujących w bazie danych i zastąpienie ich sztucznymi identyfikatorami lub pseudonimami.

Prawa użytkownika 
Użytkownik ma prawo zażądać od nas, abyśmy nie ujawniali żadnych z jego danych osobowych ani informacji oraz abyśmy nie przekazywali informacji stronom trzecim. 

Użytkownik ma też prawo dokonać przeglądu informacji, które posiadamy na jego temat.

Lista uprawnień użytkownika:
 
  • Żądanie korekty danych osobowych, które posiadamy na temat użytkownika. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych informacji, które posiadamy na temat użytkownika.
  • Żądanie usunięcia danych osobowych. Umożliwia to użytkownikowi zwrócenie się do nas o usunięcie danych osobowych, jeśli nie ma uzasadnionego powodu do ich dalszego przetwarzania. Użytkownik ma również prawo zażądać od nas usunięcia swoich danych osobowych, jeśli skorzystał z prawa do sprzeciwu wobec ich przetwarzania (patrz poniżej).
  • Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych użytkownika, jeśli opieramy się na uzasadnionym interesie (lub interesie strony trzeciej), a szczególna sytuacja użytkownika sprawia, że chce on sprzeciwić się przetwarzaniu informacji. Użytkownik ma również prawo sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas jego danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.
  • Żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych użytkownika. Umożliwia to użytkownikowi zwrócenie się do nas o zawieszenie przetwarzania jego danych osobowych, na przykład w celu ustalenia ich dokładności lub powodu ich przetwarzania.
  • Żądanie przekazania danych osobowych użytkownika innemu podmiotowi w określonych formatach, jeśli jest to wykonalne.
  • Złożenie skargi do odpowiedniego organu nadzorczego, jak opisano poniżej:
    • W Wielkiej Brytanii jest to Information Commissioner's Office. Z ICO można skontaktować się poprzez następujący link: https://ico.org.uk/concerns/.
    • W Polsce prosimy o kontakt z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych poprzez następujący link https://uodo.gov.pl/en.

Nasza witryna może od czasu do czasu zawierać łącza do i z witryn naszych reklamodawców, partnerów i podmiotów stowarzyszonych. Jeśli użytkownik korzysta z linku do takich witryn, musi pamiętać, że witryny te mają własną politykę prywatności i że Square One nie ponosi żadnej odpowiedzialności za takie polityki. Prosimy o zapoznanie się z tymi politykami przed przesłaniem jakichkolwiek danych osobowych do tych witryn.

Dostęp do informacji Ustawodawstwo przyznaje użytkownikowi różne prawa, w tym prawo dostępu do informacji przechowywanych na jego temat. Prawo dostępu może być wykonywane zgodnie z przepisami prawa.

Wniosek o dostęp do danych należy przesłać na adres gdpr@squareoneresources.com. Opłata nie będzie pobierana, chyba że żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na ich powtarzający się charakter. W takich okolicznościach możemy naliczyć opłatę lub odmówić rozpatrzenia wniosku.

Zmiany w naszej polityce prywatności  
Wszelkie zmiany, które wprowadzimy do naszej polityki prywatności w przyszłości, zostaną opublikowane na tej stronie oraz, w stosownych przypadkach, zostaną przesłane pocztą elektroniczną. Prosimy o częste odwiedzanie tej strony w celu zapoznania się z wszelkimi aktualizacjami lub zmianami w naszej polityce prywatności.

Kontakt  
Pytania, komentarze i prośby dotyczące niniejszej informacji o ochronie prywatności są zawsze mile widziane i powinny być kierowane na adres gdpr@squareoneresources.com.